FAQ - angående Stiftelsen Björkåsen och ersättningar

2019-11-08

Under november månad har kommunen fått många frågor om de ersättningar som kommunalråd och ekonomichef fått av Stiftelsen Björkåsen. Dessutom finns frågor kring den extra ersättning som ekonomichefen fått för arbete med nytt ekonomisystem. Här nedan ger vi svar på några av de vanligaste frågorna.

Har du en egen fråga?
Maila gärna till information@storfors.se

Vad gör Stiftelsen Björkåsen?
Den äger och förvaltar drygt 400 hyreslägenheter i olika storlekar i Storfors tätort. Stiftelsen hyr också ut egna lokaler för kommersiella ändamål och kommunal verksamhet.

Äger Storfors kommun Stiftelsen Björkåsen?
Nej. Stiftelsen Björkåsen stiftades av Uddeholm och HSB, men dessa har idag inget med stiftelsen att göra. Stiftelsen ”ägs” inte av någon, men Storfors kommunfullmäktige utser enligt stadgarna fem styrelseledamöter och revisor.

Vem har tillsynsansvar för Stiftelsen Björkåsen?
Länsstyrelsen i Dalarna har tillsynsansvar för stiftelser i Sverige. Stiftelsen Björkåsen har också en auktoriserad revisor som är utsedd av kommunfullmäktige.

Vad har Stiftelsen för relation till Storfors kommun?
Det finns ett avtal mellan kommunen och stiftelsen gällande flera verksamhetsområden. Tidigare var all personal i Stiftelsen anställd av kommunen och stiftelsen betalade för tjänsterna. Den 1 januari 2016 anställde stiftelsen egen administrativ personal och en verkställande tjänsteman (2,8 tjänster). Däremot fortsatte man att köpa viss administrativ kompetens från kommunen inom exempelvis ekonomi, IT och information för cirka 200 000 kronor per år. Från och med årsskiftet 2020 kommer stiftelsen även att ha lokalvårdare, fastighetsskötare och vaktmästare i en egen organisation. Tidigare köpte man dessa tjänster av kommunen via tekniska enheten.

Varför jobbar kommunalråd och ekonomichef åt stiftelsen?
Kommunalrådet arbetar inte åt stiftelsen i egenskap av kommunalråd utan är vald av kommunfullmäktige till ordförande i stiftelsen. För detta får han ett månadsarvode på 2 843 kronor. Stiftelsen köper idag cirka 100 timmar ekonomihantering per år av kommunen, dvs ett par timmar i veckan. Dessa timmar används för hjälp vid upprättande av årsredovisning och delårsrapport, hjälp vid upprättande av budget, sköta lånehantering och göra inkomstdeklaration.

Varför har stiftelsen inte anställt någon ny verkställande tjänsteman efter den som slutade 2017?
Från 2018 har stiftelsen arbetat med att ta fram en ny organisation. Innan den var klar hade man inte bestämt vilken typ av tjänsteman man skulle behöva bäst. Under 2019 har rekrytering pågått med hjälp av ett rekryteringsföretag. Rekryteringen avslutades dock utan att man hade hittat någon person att anställa. Arbete med att rekrytera en chef pågår.

Varför fick kommunalrådet och ekonomichefen extra betalt av stiftelsen för arbete under 2018?
Eftersom stiftelsen inte hade någon verkställande tjänsteman under 2018 utförde dessa båda fortlöpande en rad uppdrag. Det var exempelvis fortsatt arbete med organisationsutredning (påbörjad av den tidigare verkställande tjänstemannen), personalansvar, hyresförhandlingar, beslutshandläggning av fakturor, samordning av renoveringar, sammanställning och rapportering av statistik till SCB, SABO mfl. Dessa uppgifter skulle ha legat på den verkställande tjänstemannen.

Vem bestämde att dessa båda skulle få extra betalt?
Det gjorde de fem ledamöterna i stiftelsens styrelse. Dock fanns en ersättare på plats istället för kommunalrådet eftersom man skulle diskutera hans ersättning. Kommunalrådet och ekonomichefen lämnade rummet under den beslutspunkten.

Vad fanns det för underlag för styrelsen att besluta utifrån?
Det fanns en tjänstemannaskrivelse från ekonomichefen där det specificeras att hen och kommunalrådet lagt ner ungefär fem till tio timmar vardera per vecka under 2018 för att utföra delar av den verkställande tjänstemannens uppgifter.

Varför skickade ekonomichefen en faktura från sitt företag till stiftelsen medan kommunalrådet fick sin ersättning utbetald via kommunen?
Ersättningar till de förtroendevalda i stiftelsen har betalats ut via det gemensamma lönesystemet. Kommunen har sedan fakturerat stiftelsen för hela beloppet. Eftersom ekonomichefen har en firma kunde hen istället skicka en faktura till stiftelsen.

Varför attesterade ekonomichefen sin egen faktura?
Efter att den verkställande tjänstemannen slutat fanns det bara ekonomichefen kvar som hade rätt att attestera fakturor digitalt. Styrelsen hade inte fattat beslut om att ändra attestreglementet som styr vem som får attestera fakturor. Ekonomichefens tanke var dock att även stiftelsens ordförande (tillika kommunalråd), som är firmatecknare, skulle attestera fakturan manuellt. Detta för att ytterligare säkerställa att fakturan stämde med styrelsebeslutet, men av någon anledning skedde inte det innan pengarna betalades ut.

Stämmer fakturabeloppet med vad styrelsen beslutade?
Ja, det gör det.

Vad är det för namnteckning som blivit förfalskad?
När media krävde ut fakturan som ännu inte blivit manuellt signerad skrev ekonomichefen på en kopia med ordförandens namn i tron att han senare skulle skriva under originalet. Just då fanns han inte på plats och kunde inte heller nås.

Skrev stiftelsens ordförande på fakturan sedan?
Nej, det gjorde han inte.

Varför skrev han inte på?
Vid det laget hade han hunnit ta reda på att firmatecknare inte automatiskt kan gå in som attestant och bestämt sig för att lyfta dokumentet till stiftelsens styrelse för attest.

Hur hanterar kommunen detta?
Kommunens ser allvarligt på det inträffade. Ekonomichefen är nu avstängd från arbetet medan kommunen utreder vad som hänt i detalj. Kommunen kommer att anlita en auktoriserad revisionsbyrå som kommer att säkerställa så att inte fler oegentligheter inträffat. Dialog har redan förts med internrevisionen och kommunen har tagit kontakt med en revisionsbyrå som inte har kopplingar till Storfors.

Ekonomichefen fick också extra betalt från Storfors kommun för extraarbete med införande av ett nytt ekonomisystem. Varför?
Från november 2016 till oktober 2018 jobbade ekonomichefen med införandet av ett nytt ekonomisystem. Storfors kommun valde att till största del klara införandet på egen hand för att slippa köpa in extra resurser i form av konsulter och för att bibehålla kompetensen i organisationen.
Arbetet med införandet var som mest intensivt under 2017. Kommunchefen beslutade att betala ut ett engångsbelopp för de 220 extra timmar som han inte bedömde skulle kunna kompenseras med ledighet.

Hur kunde ekominchefen jobba extra både åt stiftelsen och åt kommunen. Finns det inte arbetstidslagar?
Arbetet med ekonomisystemet var mest intensivt under 2017 medan arbetet för stiftelsen skedde under 2018.

Hur stort arvode har kommunalrådet från kommunen?
2019 tjänar kommunalrådet 56 865 kronor i månaden.